Como a sua imobiliária lida com chamados de manutenção como, por exemplo, o de um locatário relatando um vaso sanitário vazando?
A forma como você responde a essas demandas impacta diretamente a satisfação dos clientes e a reputação da sua empresa. Hoje, vamos explorar boas práticas que podem otimizar o atendimento e o controle dos chamados, melhorando a experiência de locação.
1. Sistema de Abertura de Chamados Simples e Eficiente
Facilite o processo para o locatário relatar problemas de manutenção. Utilize plataformas digitais, como aplicativos ou portais online, que permitam a abertura de chamados de forma rápida e intuitiva. Isso reduz o número de ligações e acelera o atendimento.
2. Classificação dos Chamados por Nível de Urgência
Nem todos os problemas têm a mesma gravidade. É essencial classificar os chamados com base na urgência e impacto. Por exemplo, um vaso sanitário vazando requer atenção imediata para evitar danos maiores ao imóvel.
📊 Boa Prática: Crie categorias como Alta, Normal e Baixa (não urgente), e defina prazos para cada uma. Isso ajuda a sua equipe a organizar melhor os recursos e o tempo de resposta.
3. Rede de Prestadores de Serviço Qualificados
Montar uma rede de prestadores confiáveis é crucial para resolver os problemas de manutenção de forma eficaz. Profissionais qualificados entregam serviços de qualidade, reduzindo a necessidade de retrabalhos e otimizando o tempo de resposta.
🔧 Dica: Estabeleça contratos com empresas de manutenção para garantir agilidade e preços justos. Mantenha uma base de dados atualizada com os contatos desses prestadores.
4. Comunicação Transparente com o Locatário
Mantenha o locatário sempre informado sobre o status do chamado. Utilize canais de comunicação eficientes para atualizá-lo sobre prazos, datas e possíveis contratempos no atendimento.
📱 Boas Práticas: Sistemas automatizados para envio de notificações e e-mails são excelentes ferramentas para melhorar a experiência do cliente e reduzir a necessidade de chamadas telefônicas.
5. Documentação Completa do Processo de Manutenção
Registre todas as etapas, desde a abertura do chamado até a conclusão do serviço. Esse histórico é essencial para auditorias, facilita a gestão do imóvel e ajuda a prever necessidades futuras de manutenção.
📝 Importância: Um histórico detalhado é valioso tanto para o proprietário quanto para a imobiliária, e pode ser utilizado como base para aprimorar processos e treinamentos.
6. Solicite Feedback dos Locatários
Após o atendimento, peça ao locatário que avalie a qualidade do serviço e do prestador. O feedback dos clientes é fundamental para identificar áreas de melhoria e ajustar o processo de manutenção.
✅ Ferramenta Sugerida: Use formulários online (como o Google Forms, por exemplo) para coletar feedback de forma rápida e eficiente.
7. Treinamento Contínuo da Equipe
Invista em treinamentos regulares para a sua equipe, capacitando-os a lidar com os chamados de manutenção de maneira eficiente e alinhada às boas práticas de mercado.
👥 Dica: A Imoalert oferece treinamentos específicos para imobiliárias, focados em otimizar o gerenciamento de atendimentos e melhorar a satisfação dos clientes. Entre em contato para saber mais!
Como a Imoalert Pode Transformar a Gestão de Chamados na Sua Imobiliária
A Imoalert disponibiliza um robusto módulo de gestão de chamados, que permite aos locatários abrirem solicitações de atendimento diretamente por meio digital, seja via site ou aplicativo. Esse sistema centralizado não apenas simplifica o gerenciamento dos chamados, como também otimiza sua priorização. Veja como sua imobiliária pode se beneficiar:
👉 Abertura de chamados de forma simples e digital: O locatário cadastra a solicitação, e a imobiliária recebe automaticamente, garantindo eficiência no processamento.
👉 Classificação inteligente dos chamados: Categorize os atendimentos com base na urgência e no impacto, isso permite que você acelere o atendimento conforme a prioridade.
👉 Cadastro de prestadores de serviço: Facilite o envio de solicitações para profissionais qualificados, agilizando a resolução dos problemas. Além disso, você pode gerar relatórios de ordens de serviço e facilmente entregá-los ou enviá-los ao prestador responsável, garantindo um acompanhamento eficiente das atividades.
👉 Automatização da comunicação: Mantenha os locatários sempre informados sobre o status de seus chamados, através de notificações automáticas e e-mails em cada etapa do atendimento.
👉 Registro completo de todas as etapas: Desde a abertura da solicitação até a conclusão do serviço, todas as etapas são registradas, assegurando transparência e histórico detalhado.
👉 Treinamentos específicos: A Imoalert também oferece treinamentos personalizados para que sua equipe possa extrair o máximo do módulo, otimizando ainda mais a gestão dos atendimentos.
👉 Relatórios: gere relatórios dos atendimentos como um todo, por contrato, imóvel ou até mesmo por setor. Essa funcionalidade permite não apenas a revisão detalhada, mas também o acompanhamento eficaz dos atendimentos, proporcionando uma visão clara do desempenho e facilitando a identificação de oportunidades de melhoria.
Com o módulo de gestão de chamados da Imoalert, sua imobiliária estará sempre um passo à frente, oferecendo um atendimento ágil, transparente e eficiente. Saiba mais assistindo ao nosso vídeo explicativo:
Se você já é cliente da Imoalert, acesse o link a seguir para explorar o nosso guia de gestão de atendimentos: Guia de Gestão de Atendimentos Imobiliários
Além disso, ajudamos você a criar formulários personalizados no Google para a coleta de feedback dos locatários.
Por fim, Implementar boas práticas no gerenciamento de chamados de manutenção é essencial para garantir a satisfação dos clientes e o sucesso da sua imobiliária. Com um sistema eficiente de abertura de chamados, priorização adequada e comunicação clara, você transforma a experiência de locação e fortalece a reputação da sua empresa.
Compartilhe nos comentários como a sua imobiliária gerencia os chamados de manutenção!
