A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe uma série de exigências para empresas de todos os setores, incluindo as imobiliárias.
Como abordado em nosso artigo anterior “Boas Práticas de Gestão de Dados para Imobiliárias na era da LGPD“, as imobiliárias precisam se adaptar a essa nova realidade, adotando medidas efetivas para garantir a conformidade com a lei e a segurança dos dados de seus clientes.
A implementação dessa lei envolve a criação e adequação de diversos documentos essenciais que garantam a conformidade com as normas de proteção de dados. Neste novo artigo, abordaremos quais documentos são necessários para uma imobiliária em relação ao seu site, sistemas como CRM, ERP, e aplicativos, além de onde encontrar exemplos práticos para download gratuito e adaptação.
1. Política de Privacidade
A Política de Privacidade é um dos documentos mais importantes para qualquer empresa que coleta dados pessoais, especialmente em seu site. Esse documento deve detalhar como os dados dos usuários serão coletados, utilizados, armazenados e protegidos. No caso de uma imobiliária, a Política de Privacidade deve abordar:
- Tipos de dados coletados: Informações pessoais, dados financeiros, histórico de crédito, etc.
- Finalidade da coleta: Processamento de propostas, envio de newsletters, análise de crédito, etc.
- Compartilhamento de dados: Com quem os dados podem ser compartilhados, como parceiros e prestadores de serviços.
- Direitos dos titulares: Informações sobre os direitos dos usuários em relação aos seus dados (acesso, correção, exclusão, etc.).
- Medidas de segurança: Descrição das medidas adotadas para proteger os dados.
Onde encontrar exemplos:
✨ Dica: utilize o ChatGPT para elaborar a sua política de privacidade. A seguir um exemplo de prompt para você inserir no GPT:
>> Escreva um modelo de política de privacidade para uma imobiliária, que aborde como a empresa coleta, utiliza, armazena e protege os dados pessoais dos seus clientes. Inclua informações sobre os tipos de dados coletados (como nome, endereço, e-mail, telefone), as finalidades para as quais esses dados são utilizados (como negociação de imóveis e serviços relacionados), medidas de segurança adotadas para proteger esses dados, e os direitos dos clientes conforme previstos pela legislação de proteção de dados aplicável.
2. Termos de Uso
Os Termos de Uso são essenciais para definir as regras e condições para os usuários que acessam o site e utilizam os serviços oferecidos pela imobiliária. Esse documento deve incluir:
- Responsabilidades do usuário: Uso adequado do site e dos serviços.
- Limitações de responsabilidade: Casos em que a imobiliária não se responsabiliza por danos ou perdas.
- Propriedade intelectual: Direitos sobre o conteúdo do site e dos sistemas.
- Alterações nos termos: Possibilidade de mudanças nos Termos de Uso e como os usuários serão notificados.
Onde encontrar exemplos gratuitos:
- JusBrasil (https://www.jusbrasil.com.br/modelos-pecas/modelo-termos-e-condicoes-para-site-ou-app/784909844)
✨ Dica: utilize o ChatGPT para elaborar o termo de uso da sua Imobiliária. A seguir um exemplo de prompt para você inserir no GPT:
>> Escreva um modelo de termo de uso para o website e serviços oferecidos pela Imobiliária ABC, estabelecendo as condições de uso para os visitantes e clientes. Inclua informações sobre os direitos e responsabilidades das partes, o uso de informações e conteúdos disponibilizados no site, e as medidas de segurança adotadas para proteger os dados dos usuários. Destaque também as políticas de privacidade aplicáveis e como os termos podem ser modificados.
3. Política de Cookies
Uma Política de Cookies detalha como os cookies são utilizados no site da imobiliária para coletar informações dos visitantes. Este documento deve incluir:
- Tipos de cookies usados: Necessários, de desempenho, de funcionalidade e de publicidade.
- Finalidade dos cookies: Para que os cookies são utilizados (melhoria da experiência do usuário, análises, marketing, etc.).
- Como gerenciar cookies: Instruções para os usuários sobre como desativar ou excluir cookies.
✨ Dica: utilize o ChatGPT para elaborar a sua política de cookies. A seguir um exemplo de prompt para você inserir no GPT:
>> Escreva um modelo de política de cookies para o website da Imobiliária XYZ, explicando como cookies e tecnologias similares são utilizados para coletar informações dos visitantes do site. Inclua detalhes sobre os tipos de cookies utilizados (como cookies essenciais, cookies de desempenho, cookies de funcionalidade, e cookies de publicidade), as finalidades para as quais esses cookies são utilizados (como melhorar a experiência de navegação, analisar o uso do site, personalizar conteúdo e anúncios), e como os visitantes podem gerenciar suas preferências de cookies.
4. Contratos de Processamento de Dados
Esses contratos são essenciais quando a imobiliária utiliza terceiros para processar dados pessoais, como provedores de CRM, ERP e aplicativos. Certifique-se que o contrato tenha definido:
- Responsabilidades do processador: garantias de conformidade com a LGPD.
- Segurança dos dados: medidas adotadas para proteger os dados.
- Subcontratação: condições para a contratação de sub-processadores (se for caso).
- Notificação de violações: procedimentos para comunicação em caso de incidentes de segurança.
5. Relatório de Impacto à Proteção de Dados (DPIA)
O DPIA é uma análise detalhada dos processos de tratamento de dados que podem representar riscos à privacidade dos titulares. Esse relatório deve conter:
- Descrição dos processos de tratamento: Detalhamento de como os dados são coletados, utilizados e armazenados.
- Avaliação dos riscos: Identificação de possíveis riscos e impactos para os titulares.
- Medidas mitigadoras: Ações para minimizar ou eliminar os riscos identificados.
Onde encontrar exemplos gratuitos:
- Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)
Conclusão
A conformidade com a LGPD exige uma série de documentos bem estruturados que garantam a transparência e a segurança no tratamento de dados pessoais. Para uma imobiliária, isso inclui desde políticas de privacidade e termos de uso, até contratos de processamento de dados e relatórios de impacto.
Utilizar exemplos práticos e gratuitos disponíveis em plataformas especializadas pode ser um ótimo ponto de partida para garantir que todos os aspectos da LGPD sejam devidamente implementados. Outra recomendação é a contratação de um especialista jurídico para lhe assessorar na adequação às normas da LGPD.
Implementar esses documentos não apenas ajuda a cumprir a legislação, mas também reforça a confiança dos clientes e parceiros na segurança e privacidade dos dados tratados pela imobiliária.
