Régua de cobrança na locação: Como evitar e reduzir a inadimplência em sua Imobiliária

A inadimplência é um problema que afeta muitas imobiliárias, gerando prejuízos financeiros e prejudicando o relacionamento com os Clientes. Por isso, é fundamental adotar estratégias eficientes para reduzir a taxa de inadimplência e manter um bom relacionamento com os seus Clientes. Uma dessas estratégias é a implementação da régua de cobrança.

Neste post você compreenderá o que é e como ela pode ajudar a reduzir a taxa de inadimplência em seu negócio imobiliário.

O que é régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma sequência de ações que são tomadas antes e após o vencimento do boleto, com o objetivo de lembrar o Cliente do pagamento e incentivá-lo a regularizar a sua situação. Essa sequência pode incluir diferentes canais de comunicação, como: e-mail, mensagem de texto, ligação telefônica, entre outros. Para implementar uma régua de cobrança eficiente, é importante seguir alguns passos:

1° Definir uma régua de cobrança bem estruturada, com prazos e meios de comunicação definidos. É importante que a régua de cobrança seja clara, objetiva e siga um cronograma.

Aqui está um exemplo de régua de cobrança com 5 interações/passos para uma Imobiliária:

> Primeiro contato: após o vencimento da fatura, a imobiliária deve entrar em contato com o locatário por telefone ou e-mail, lembrando-o sobre o atraso e solicitando que o pagamento seja efetuado o mais breve possível.
> Segundo contato: se o pagamento não for efetuado após o primeiro contato, a imobiliária deve enviar um e-mail ou carta formal, informando ao locatário que o aluguel está em atraso e solicitando que o pagamento -realizado imediatamente. Nesse momento, a imobiliária deve informar as consequências do não pagamento, como multas e juros.
> Terceiro contato: se o pagamento ainda não for/estiver efetuado após o segundo contato, a imobiliária deve entrar em contato com o locatário por telefone ou e-mail, solicitando uma reunião presencial para discutir a situação. Nessa reunião, a imobiliária deve oferecer soluções para que o pagamento seja regularizado e definir um prazo para que isso aconteça.
> Quarto contato: caso o locatário não compareça à reunião ou não cumpra o acordo estabelecido, a imobiliária deve enviar uma notificação extrajudicial, informando ao locatário que o contrato de locação será rescindido caso o pagamento não seja efetuado dentro de um prazo determinado.
> Quinto contato: se o pagamento ainda não for efetuado após a notificação extrajudicial, a imobiliária deve buscar assistência jurídica para ingressar com ação de cobrança judicial, buscando assim a quitação do débito e a rescisão do contrato de locação.

É importante lembrar que cada imobiliária pode ter sua própria régua de cobrança, com os seus tempos entre cada ação, adaptando-a às suas necessidades e objetivos, e que a cobrança deve sempre ser feita de forma ética e profissional, respeitando os direitos do locatário.

2° Garantir uma comunicação humanizada, clara e objetiva: é importante que a comunicação seja amigável. e evite constrangimentos e conflitos, pois vai abordar um assunto delicado. Podem ser inseridas informações sobre a dívida, opções de pagamento e prazos para regularização da situação.

Dica de padrão de linguagem de comunicação para o Primeiro contato:

Olá [Nome do Cliente],

Esperamos que esteja tudo bem com você. Gostaríamos de lembrar que a sua fatura referente ao mês de [mês] está em atraso e gostaríamos de ajudá-lo a regularizar a sua situação.
Entendemos que imprevistos acontecem e que às vezes pode ser difícil manter as contas em dia, por isso estamos entrando em contato para lhe oferecer opções de pagamento e prazos para regularização da sua dívida.
Para evitar juros e multas, sugerimos que efetue o pagamento o mais breve possível. Mas caso esteja enfrentando dificuldades financeiras, estamos dispostos a conversar e encontrar uma solução que seja viável para ambas as partes.
Fique tranquilo, nosso objetivo não é constrangê-lo ou criar conflitos, mas sim encontrar uma solução que seja justa e satisfatória para ambas as partes.
Caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda, estamos à disposição para orientá-lo e auxiliá-lo em todo o processo de regularização da sua dívida.
Agradecemos a sua compreensão e aguardamos o seu contato para resolvermos essa situação juntos.

Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Imobiliária]

3° Utilizar diferentes canais de comunicação: existem vários canais de comunicação que podem ser utilizados para executar uma régua de cobrança em uma imobiliária, e é importante escolher os canais que são mais adequados para o seu público-alvo e objetivos. Alguns clientes podem preferir receber mensagens de texto, WhatsApp, enquanto outros podem preferir receber e-mails ou telefonemas. Por isso, é importante oferecer diferentes opções de comunicação, para que o Cliente possa escolher a opção que melhor atenda às suas necessidades.

Alguns exemplos de canais de comunicação que podem ser utilizados são:

> E-mail: o e-mail é um canal rápido e eficiente para entrar em contato com o cliente e enviar lembretes de pagamento e notificações de cobrança.
> Telefone: o telefone é uma boa opção para fazer um contato mais pessoal com o cliente e oferecer soluções personalizadas para a sua situação financeira.
> SMS: o SMS é um canal rápido e direto para enviar lembretes de pagamento e notificações de cobrança, e pode ser uma boa opção para clientes que preferem comunicações mais breves e objetivas.
Carta: a carta é uma opção mais formal e pode ser utilizada para enviar notificações extrajudiciais ou comunicados oficiais.
> Aplicativos de mensagens: aplicativos de mensagens, como o WhatsApp, podem ser uma opção para clientes que preferem comunicações mais informais e pessoais, mas é importante tomar cuidado com a privacidade do cliente e evitar o envio de informações confidenciais.

Importante: a escolha dos canais de comunicação deve levar em conta as preferências e necessidades do seu público-alvo, e é importante manter uma comunicação clara, objetiva e profissional em todos os canais utilizados.

4° Oferecer opções de pagamento ao Cliente: algumas opções que podem ser oferecidas são: parcelamento da dívida, descontos para pagamento à vista, negociação de juros e multas, entre outros. O importante é encontrar uma solução que atenda às necessidades do Cliente e permita que ele regularize sua situação.

5° Monitore a eficácia da régua de cobrança e fazer ajustes quando necessário: isso pode ser feito por meio de relatórios de acompanhamento, análise de resultados e feedback dos Clientes. Com o tempo, a régua de cobrança pode ser aperfeiçoada e tornar-se ainda mais eficiente na redução da inadimplência.

A implementação da régua de cobrança pode trazer resultados significativos para as imobiliárias, reduzindo a taxa de inadimplência e mantendo um bom relacionamento com os Clientes da locação. É uma estratégia eficiente, que vem sendo aplicada no mercado imobiliário.

Além de estruturar o seu processo de régua de cobrança, é necessário pensar na automatização deste processo que, se executado manualmente, pode consumir muito tempo, dar margem a erros e perda de prazos. A Plataforma Imoalert permite definir fluxos personalizados e mensagens específicas para cada situação, auxiliando de forma eficiente e prática na execução das cobranças. Além disso, o sistema é capaz de realizar as ações de forma automática, o que otimiza o tempo da equipe e aumenta a efetividade da cobrança.

É importante ressaltar que a implementação da régua de cobrança na administração da locação deve ser realizada de forma responsável e ética, respeitando os direitos dos Clientes e mantendo um bom relacionamento com eles. Como dito anteriormente, a comunicação deve ser sempre humanizada, clara e objetiva.

Gostou de saber mais sobre a régua de cobrança e como ela pode auxiliar a sua imobiliária a reduzir inadimplências e facilitar os pagamentos? Saiba como implementar em sua Imobiliária agora mesmo falando com nossos Especialistas Imoalert (clique aqui)

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