Um sistema de locação deve atender aos mais diversos processos do negócio. Ele deve concentrar, de forma única e integrada, todos os recursos para que a Imobiliária tenha uma ótima performance na gestão da sua carteira.
Dentre os diversos processos, temos aqueles que são âncoras e que também servem de base para que todos os demais rodem com eficiência. São eles:
- Gestão de imóveis e de pessoas
- Gestão de contratos e financeira
- Auditoria
- Automatização da comunicação
- Gestão tributária e
- Gestão por indicadores
Veja abaixo cada um deles:
Gestão de imóveis e pessoas
Neste processo é realizado controle de todos os imóveis da sua carteira, com todas as suas informações, características, fotos, documentos e gestão de parcelas de IPTU.
Também é realizado o controle de todos os envolvidos na locação do imóvel, como: locatários, fiadores, proprietários e beneficiários, com dados básicos de contatos e documentação. Aqui neste processo, o proprietário do imóvel é registrado com as configurações de taxas, formas de recebimentos, opção de gerar contrato e enviar para a assinatura digital.
Gestão dos Contratos
Na gestão dos contratos a imobiliária deve ter o controle de todos os contratos ativos, com as suas informações de datas, valores de aluguel, fiadores, garantias e despesas. O seu sistema deve permitir realizar a geração dos contratos de forma personalizada conforme o seu modelo e enviar de forma automatizada para assinatura digital.
Neste processo também é realizada a gestão dos documentos do contrato, como: adendos, contratos do próprio imóvel, vistoria, entre outros. Outra funcionalidade que você pode ter junto aos seus contratos, é a gestão do seguro incêndio, em que sua imobiliária faz a contratação, a seguradora recebe a solicitação e retorna com a apólice, após isso, as parcelas já serão cobradas junto a movimentação do inquilino.
Agregado a gestão dos contratos, é importante ter a gestão dos atendimentos, que você pode fazer o controle das solicitações, com status, fotos e outras informações.
Gestão Financeira
Na gestão financeira, sua imobiliária deve ter o controle completo desde o reajuste até o pagamento do proprietário.
No processo de reajuste, o seu sistema deve lhe fornecer a visão geral dos contratos que estão de aniversário, para ser feita a conferência e aplicado o reajuste conforme índice de cada contrato.
No processo das cobranças é onde a movimentação financeira acontece. Aqui é realizado o controle de tudo o que será cobrado do locatário e feita a emissão dos boletos, seja por integração direta com bancos (remessa e retorno) ou através de facilitadores digitais com o propósito de agilizar o processo de geração pois não necessitam o envio de remessa e nem importação de retorno (tudo é realizado automaticamente). Os boletos podem ser enviados por e-mail e/ou WhatsApp, dando uma maior agilidade e evitando que o locatário esqueça do dia do pagamento. O controle dos recebimentos e da inadimplência deve ser simplificado, pois o seu sistema deve lhe fornecer relatórios com as pendências atualizadas com juro e multa.
No processo de gestão dos repasses aos proprietários, sua imobiliária faz o envio dos demonstrativos de pagamento por email ou WhatsApp, assim o proprietário fica atualizado dos valores que cairão na sua conta.
É necessário que o seu cliente locatário e proprietário possam ter a possibilidade de visualizar e baixar segunda via de boleto e extratos.
Controle de Auditoria
Agora com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é extremamente importante ter todos os processos auditados. É fundamental que o seu sistema possa auditar os logs de acessos e as ações realizadas dentro do sistema, como exclusão, criação, alterações e ficando assim, tudo registrado para consulta.
Administração da comunicação
É essencial que sua imobiliária conte com a possibilidade de automatizar a comunicação com locatários e proprietários, como por exemplo: informando o locatário que o seu boleto vai vencer, que a cobrança está vencida, ao proprietário que o repasse foi feito, é muito importante automatizar essa comunicação, pois auxilia no seu processo do dia a dia e ajuda evitar uma inadimplência.
Gestão Tibutária
A gestão fiscal garante que uma empresa cumpra com todos os seus compromissos tributários, respeitando os prazos previstos no calendário de obrigações fiscais. Assim, evitam-se penalizações — como multas e outras sanções previstas na legislação.
Sendo assim, é muito importante importar na receita a DIMOB, e o arquivo para enviar aos proprietários. Além disso, deve conter uma emissão de nota fiscal eletrônica dos serviços cobrados do proprietário.
Dashboards e relatórios
Analisar os principais indicadores da sua carteira através de Dashboards e relatórios para atender os demais processos , é fundamental para o crescimento do seu negocio, pois facilitam e agilizam trazendo insights importantes para tomada de decisão.
E aí? Sua empresa já trabalha com um sistema que garante mais agilidade e eficiência nos processos do seu dia a dia?
