Quais recursos e processos você precisa em seu sistema para fazer uma GESTÃO EFICIENTE DA SUA CARTEIRA de LOCAÇÃO?

Um sistema de locação deve atender aos mais diversos processos do negócio. Ele deve concentrar, de forma única e integrada, todos os recursos para que a Imobiliária tenha uma ótima performance na gestão da sua carteira.

Dentre os diversos processos, temos aqueles que são âncoras e que também servem de base para que todos os demais rodem com eficiência. São eles:

  • Gestão de imóveis e de pessoas
  • Gestão de contratos e financeira
  • Auditoria
  • Automatização da comunicação
  • Gestão tributária e
  • Gestão por indicadores

Veja abaixo cada um deles:

Gestão de imóveis e pessoas

Neste processo é realizado controle de todos os imóveis da sua carteira, com todas as suas informações, características, fotos, documentos e gestão de parcelas de IPTU.

Também é realizado o controle de todos os envolvidos na locação do imóvel, como: locatários, fiadores, proprietários e beneficiários, com dados básicos de contatos e documentação. Aqui neste processo, o proprietário do imóvel é registrado com as configurações de taxas, formas de recebimentos, opção de gerar contrato e enviar para a assinatura digital.

Gestão dos Contratos

Na gestão dos contratos a imobiliária deve ter o controle de todos os contratos ativos, com as suas informações de datas, valores de aluguel, fiadores, garantias e despesas. O seu sistema deve permitir realizar a geração dos contratos de forma personalizada conforme o seu modelo e enviar de forma automatizada para assinatura digital.

Neste processo também é realizada a gestão dos documentos do contrato, como: adendos, contratos do próprio imóvel, vistoria, entre outros. Outra funcionalidade que você pode ter junto aos seus contratos, é a gestão do seguro incêndio, em que sua imobiliária faz a contratação, a seguradora recebe a solicitação e retorna com a apólice, após isso, as parcelas já serão cobradas junto a movimentação do inquilino.

Agregado a gestão dos contratos, é importante ter a gestão dos atendimentos, que você pode fazer o controle das solicitações, com status, fotos e outras informações.

Gestão Financeira

Na gestão financeira, sua imobiliária deve ter o controle completo desde o reajuste até o pagamento do proprietário.

No processo de reajuste, o seu sistema deve lhe fornecer a visão geral dos contratos que estão de aniversário, para ser feita a conferência e aplicado o reajuste conforme índice de cada contrato.

No processo das cobranças é onde a movimentação financeira acontece. Aqui é realizado o controle de tudo o que será cobrado do locatário e feita a emissão dos boletos, seja por integração direta com bancos (remessa e retorno) ou através de facilitadores digitais com o propósito de agilizar o processo de geração pois não necessitam o envio de remessa e nem importação de retorno (tudo é realizado automaticamente). Os boletos podem ser enviados por e-mail e/ou WhatsApp, dando uma maior agilidade e evitando que o locatário esqueça do dia do pagamento. O controle dos recebimentos e da inadimplência deve ser simplificado, pois o seu sistema deve lhe fornecer relatórios com as pendências atualizadas com juro e multa.

No processo de gestão dos repasses aos proprietários, sua imobiliária faz o envio dos demonstrativos de pagamento por email ou WhatsApp, assim o proprietário fica atualizado dos valores que cairão na sua conta.

É necessário que o seu cliente locatário e proprietário possam ter a possibilidade de visualizar e baixar segunda via de boleto e extratos.

Controle de Auditoria

Agora com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é extremamente importante ter todos os processos auditados. É fundamental que o seu sistema possa auditar os logs de acessos e as ações realizadas dentro do sistema, como exclusão, criação, alterações e ficando assim, tudo registrado para consulta.

Administração da comunicação

É essencial que sua imobiliária conte com a possibilidade de automatizar a comunicação com locatários e proprietários, como por exemplo: informando o locatário que o seu boleto vai vencer, que a cobrança está vencida, ao proprietário que o repasse foi feito, é muito importante automatizar essa comunicação, pois auxilia no seu processo do dia a dia e ajuda evitar uma inadimplência.

Gestão Tibutária

A gestão fiscal garante que uma empresa cumpra com todos os seus compromissos tributários, respeitando os prazos previstos no calendário de obrigações fiscais. Assim, evitam-se penalizações — como multas e outras sanções previstas na legislação.

Sendo assim, é muito importante importar na receita a DIMOB, e o arquivo para enviar aos proprietários. Além disso, deve conter uma emissão de nota fiscal eletrônica dos serviços cobrados do proprietário.

Dashboards e relatórios

Analisar os principais indicadores da sua carteira através de Dashboards e relatórios para atender os demais processos , é fundamental para o crescimento do seu negocio, pois facilitam e agilizam trazendo insights importantes para tomada de decisão.

E aí? Sua empresa já trabalha com um sistema que garante mais agilidade e eficiência nos processos do seu dia a dia?

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